物联网技术让印章管理更智慧安全

北京建工路桥集团

一、 应用背景介绍

1.1 公司简介

北京建工路桥集团有限公司成立于2000年6月26日，是以市政、公路、建筑施工总承包为主业，以项目投资、建设运营、金融服务、建材购销、咨询、物流商贸为配套的综合投资企业集团。集团拥有市政公用工程施工总承包壹级资质、公路工程施工总承包壹级资质、房屋建筑工程施工总承包壹级资质等众多资质。

基于十三五“一体、两翼、三化” 发展战略，路桥集团不断创新经营方式、商业模式，规模迅速扩张，形成“一核、两带、四轴心”的经营布局，设有全国十大区域分公司；涉猎基金、劳务、咨询、建材、项目管理、具备“投资开发、规划设计、建设施工、运营维护”四位一体全产业链优势。

1.2 集团战略规划对印章管理产生的要求

1.3 公司印章管理办法及问题

路桥集团在采用智能印章之前的实行总部集中管理印章和分子公司、项目部专人管章两种方法相结合。

专人管理风险点有哪些？专职人员保管印章一定要具备管好印章的专业素养，是否有意愿管理好印章、对企业的忠诚度，是否了解公司内部的组织架构设置与印章管理体系的管理，对业务是否了解也直接影响识别印章使用过程中的各种风险，能否保证用印过程的合规等等，种种因素复杂多变，都是风险。

印章集中管理已经不符合日新月异的发展需求。外地分子公司、项目盖章需把文件快递到总部，极大的降低了便利程度和办公效率的同时也大大提高了重要文件丢失的风险和公司的费用和时间成本，这都会造成业务的延误，造成巨大的损失，对公司业务开展造成阻碍。

1.4 运用信息化手段搭建风险防控平台

我们所身处的时代，是一个新技术全面革新与爆发、信息迅速扩张的时代。在建筑行业，BIM、物联网、大数据、云计算、人工智能等等概念也在慢慢的渗透传递，改变着我们的生活和工作方式。行业信息化建设越来越重视企业风险防控，以“技术推动变革”为驱动，构建“企业风险防控平台”，助力打造“互联网+时代”的数字化企业。

二、 印章物联网解决方案介绍

人类在进化的过程中最显著的变化就是使用工具，处于信息化时代的我们在依赖工具的同时，更善于改造工具，在引进群杰印章物联网系统的时候，我们根据路桥的实际情况，量身定制了印章管理系统。

2.1 改造流程

路桥集团现行的印章管理分为五大部分：刻制-领用-用印-回收-存档。通过印章系统，我们将这几步都嵌入到系统中，实现印章的全生命周期线上管理，用信息化手段，监管每一个流程，确保用章过程可追溯。

2.1.1 线上印章刻制申请流程：根据不同印章类型，设置不同的流程，相关业务口审批，从源头开始降低公司用印风险。

印章刻制流程选择界面

2.1.2 细化印章系统用印申请流程：传统的印章系统一般是按照印章类型来分类，路桥集团在此基础上根据自身的特色在原来系统的基础上进行了二次升级改造，量身定制了申请流程，使提交用印的流程更具导向性更为人性化。

用印申请流程选择界面

根据印章类别、不同单位、各类业务制定流程103条，用印者可以根据所需选择印章类型、根据用印文件选择流程所属部门以及对应业务的流程。实现审批流程固化和透明，用印者清晰业务程序，掌控业务进度，印章管理员高效管理，避免人情章。

印章业务审批流程

办理流程审批界面

2.1.3 印章申请和用印界面优化：根据使用感受和实际情况，改造界面，使整体更符合企业的使用需求。

申请单界面

用印界面

2.1.4 更好的应用印章外带流程：在流程审批环节，增加了印章管理部门负责人节点，给印章外带加了双保险，也能提前安排好印章使用的时间，避免出现用印冲突。

2.2 功能丰富

Ø 丰富了用印记录分析报表，表头内容根据实际情况增加归属部门、申请部门等模块，提高了实用度。

Ø 实现个性化查询功能，增加了按日期/章名称等等关键字来查询，更精准，效率更高。

Ø 优化智能导出报表功能，根据查询关键字即可导出所需文件。

Ø 增加了预警管理功能。

印章刻制时填写项目竣工时间，并在系统中设置到期提醒人员，在项目竣工前一个月系统会自动发提醒给已设定人员账号的预警消息里，提示该枚印章需进入回收程序。

2.3 管理特色

2.3.1项目印章管理

所有的项目部印章全部单独使用章筒，配合手机执行外带流程，项目部无需配备印控台，节约管理成本。

项目部印章全部单独使用章筒，执行外带流程，使用手机和章桶就可以用印，便捷的同时也能实现用印风险的管控，且能为企业节约成本。

2.3.2 数据月度分析

Ø 充分运用印章系用分析报表，实时掌控各类印章使用情况；

Ø 每月根据数据深入分析，形成月度分析报告，进行排名打分。

我们公司通过引进印章管理系统并结合公司实际的管理情况对系统进行优化和改进，形成了比较系统的印章管理数据库。首先我想来分享一下我对数据的认识，分析一下数据可以带给我们哪些东西，时间在流逝，每时每刻都在产生数据，这些数据是未加工的数字和事实，并没有意义。比如在群杰系统里每个月产生的数据报表，如果我们只是单纯的看这些数据，没有有什么实际的意义，所以在管理上，我们充分运用系统分析报表，根据用印明细、前后文件对比、申请数量与使用数量的对比形成每个月形成月度分析台账，并进行排名打分，监督的同时激发项目合规使用系统的积极性，最终通过信息化手段可以指导监督印章管理，是管理处于最佳状态，这就是智慧。

三、 经验分享

3.1 印章管理系统应用取得的一些成效

3.1.1 从降本的角度

一是降低管理成本，在集团更名和财务账户变更等大量外带印章业务，业务人员可直接带章筒出差，无需印管员陪同，节省成本。

二是方便检查管控，集团总部随时可通过信息化办公平台了解和抽查所有印章的使用状态，减少实地检查，节省办公经费。

3.1.2 从增效的角度

首先，用章申请通过办公平台线上审核，短信或者邮件通知审核人，用手机端可随时随地查看审批，满足分公司和项目的用章需求，大大提高了工作效率。

其次，建立完整永久性档案，所有盖章文件自动存储到总部的服务器，一旦发生法律纠纷，方便查询历史及追责。

3.1.3 从合规的角度

一是规范用章审批，根据不同的文件类型，固化不同的用章审批流程，杜绝了以往用章审批漏签字、补签字、代签字等违规用章行为。

二是印章通过印控仪保管，未经授权无法使用盖章，盖章过程被拍照留档，印控仪一旦远离摄像头，仪器会自动向总部报警。

3.2 感受与思考

虽然印章系统帮我们规避了许多风险，但是科技手段仅仅是管理过程中的辅助力量，我们也仍需不断探索和改变：

1) 印章物联管理系统仍仅仅是工具，基础管理工作仍需完善的制度及强有力的执行力作为保障。

2) 印章物联管理系统需结合企业实际管理需求、用印风险管控实际进行优化。

3) 印章刻制及用印行为需制定明确的红线，触碰红线需强有力的惩罚措施进行震慑。